Poczta Polska i Biblioteka Narodowa dają wam możliwość umieszczenia po jednym egzemplarzu waszej książki w największych polskich miastach. Za darmo. No ale frycowe trzeba zapłacić. W tym artykule piszę, czym są biblioteczne egzemplarze obowiązkowe i dlaczego ja sama zdecydowałam się je wysłać.
Co to są obowiązkowe egzemplarze biblioteczne?
Są to, najprościej mówiąc, egzemplarze waszej książki, które musicie wysłać do Biblioteki Narodowej, ponieważ wymieniona instytucja przechowuje i gromadzi dorobek wydawniczy całego kraju. Warto się w owym „dorobku” znaleźć, o czym za chwilę.
Obowiązek dotyczy to zarówno książek drukowanych, jak i cyfrowych, czyli e-booków. Co ciekawe, oprócz książek w tradycyjnym rozumieniu BN zbiera również egzemplarze obowiązkowe map, atlasów, nut, druków ulotnych, oprogramowań, filmów i nagrań dźwiękowych w postaci fizycznej lub cyfrowej czy druków brajlowskich.
Ile trzeba wysłać egzemplarzy obowiązkowych i gdzie?
Jako (samo)wydawcy macie obowiązek przekazać do Biblioteki Narodowej określoną liczbę książek w zależności od nakładu:
- Jeśli nakład publikacji wynosi do 100 sztuk, należy przesłać 2 egzemplarze: jeden do Biblioteki Narodowej w Warszawie i jeden do Biblioteki Jagiellońskiej w Krakowie.
- Jeśli nakład publikacji wynosi powyżej 100 sztuk, należy przesłać 17 egzemplarzy, tj.: po dwa egzemplarze do wymienionych wyżej instytucji oraz po 1 egzemplarzu pozostałym 13 uprawnionym bibliotekom w największych polskich miastach, których adresy znajdziecie tutaj.
Publikacje w formie cyfrowej (czyli np. e-booki) możecie nadsyłać po zarejestrowaniu się w Repozytorium Cyfrowym BN poprzez usługę POLONA dla bibliotek. Logowanie odbywa się poprzez tę stronę.
Kiedy trzeba wysłać egzemplarze obowiązkowe?
Egzemplarze należne Bibliotece Narodowej powinniście przesłać nie później niż 5 dni od momentu zakończenia procesu produkcji publikacji (czyli w zasadzie prosto z drukarni). Egzemplarz obowiązkowy do pozostałych uprawnionych bibliotek powinniście wysłać w ciągu 14 dni od zakończenia procesu produkcji publikacji. Najczęściej oba te terminy oznaczają, że jeszcze przed premierą.
Co się stanie, jak się spóźnicie? Nie wiem. Ja wysłałam swoją książkę o wiele później niż te wyznaczone terminy i na razie nie ma jej w katalogu żadnej z bibliotek. Ale faktem jest też, że wysłałam je w sezonie urlopowym, więc mam nadzieję, że jeszcze ją zarejestrują.
Ile kosztuje wysyłka egzemplarzy obowiązkowych?
Wysyłka egzemplarzy obowiązkowych jest zwolniona z opłaty pocztowej pod warunkiem, że została nadana jako list ekonomiczny (do 2 kg) lub paczka ekonomiczna (do 10 kg). W miejscu znaczka pocztowego powinniście napisać: „egzemplarz obowiązkowy zwolniony z opłaty pocztowej”. Ja zrobiłam sobie taką naklejkę, bo z pisaniem bym się zajechała. Już wystarczająco żmudne jest wypisywanie druków na paczkę, co – jako self-publisherzy – musimy robić sami. Więcej szczegółów znajdziecie na stronie Poczty Polskiej.
Co może pójść nie tak?
Nie chce się wam
Proces wydawniczy pochłania mnóstwo energii, bo o wszystkim musicie decydować sami. Dlatego kiedy przychodzi ten czas, że książka wyjeżdża z drukarni, koniecznie chcecie już się nią pochwalić i rozpocząć promocję. Jeśli prowadzicie sprzedaż przez internet, łatwiej jest nadawać paczki, ponieważ systemy zamówień i usługi kurierskie są na tyle dobrze skoordynowane, że zajmuje to chwilę. Korzystanie ze „staroświeckich” metod poczty jest nieco bardziej czasochłonne.
Mnie też się nie chciało. Dlatego ustawiłam stos bibliotecznych egzemplarzy na widocznym miejscu – żeby mnie motywował. Nic z tego. Czekał ponad dwa miesiące, zanim pofatygowałam się pocztę. A co mi się tam przydarzyło…
Poczta nie ogarnie
Jeśli nie jesteście dużym wydawnictwem z dużego miasta (a jeśli czytacie ten tekst, to pewnie nie jesteście), możecie spotkać się ze zdziwieniem ze strony pracowników poczty. Placówki w mniejszych miejscowościach nie wysyłają takich paczek na co dzień, więc warto podejść do nich dzień albo kilka dni wcześniej, powiedzieć, że mamy do nadania 17 paczek za darmo w ramach egzemplarzy obowiązkowych, i zapytać, jak oni proponują to logistycznie rozegrać.
Kiedy po raz pierwszy zapytałam panią w okienku o bezpłatną wysyłkę egzemplarzy obowiązkowych, spotkałam się z zaskoczeniem. Ostatecznie dogadałam się z przemiłą kierowniczką poczty, przyniosłam wszystkie paczki do biura, listę adresów, a nazajutrz, kiedy urzędnicy zrobili swoje biurokracyjne czary-mary, odebrałam listę z potwierdzeniem nadania.
Generalnie, przygotujcie się na to:
Wyślecie wszystkie egzemplarze w jedno miejsce
Niestety musicie przygotować wszystkie 15 paczek osobno. Biblioteka Narodowa nie rozsyła egzemplarzy obowiązkowych pozostałym 13 uprawnionym bibliotekom w największych polskich miastach.
Zapomnicie dołączyć do paczki wykaz publikacji
Na stronie BN jest niepozorny link, dokumencik, który łatwo przeoczyć. To wykaz publikacji. Musicie go dołączyć do paczki, którą wysyłacie do Biblioteki Narodowej w Warszawie. Ja o nim zupełnie zapomniałam. Nie wiem, czy to miało jakiś wpływ na nieobecność mojego tytułu w katalogach bibliotecznych.
Czy warto wysyłać egzemplarze obowiązkowe?
Na Pocztę Polską wszyscy narzekają. Przygotowanie egzemplarzy obowiązkowych jest żmudne i generuje więcej biurokracji, niż to potrzebne. Więc po co się w to „bawić”?
Po pierwsze dlatego, że to obowiązek 😊 (którego jednak nikt nie weryfikuje…)
Pomyślcie przyszłościowo. Macie czas promocji, czytelnicy kupują, recenzenci piszą peany, sprzedaż idzie gładko, wszyscy są szczęśliwi. Ale znacie ten trend, że „termin ważności” książki to dwa tygodnie (albo w innym wydaniu – miesiąc)? Książka jest na fali, dopóki się o niej mówi. Potem szum przygasa. Po paru latach (!) ktoś gdzieś odnajduje waszą książkę. Chce ją zamówić, ale nakład jest wyczerpany i raczej nie uśmiecha wam się robić dodruku… jednego egzemplarza. Co możecie wtedy zrobić? Odesłać taką osobę do biblioteki.
Poczta Polska i Biblioteka Narodowa dają wam możliwość umieszczenia po jednym egzemplarzu waszej książki w największych polskich miastach. Za darmo.
Dlaczego ja zdecydowałam się wysłać moją książkę do bibliotek?
Wydrukowałam niski nakład, którego zamierzam się doszczętnie pozbyć, a przewiduję, iż za chwilę ktoś o nią zapyta. Skąd to wiem? Jest to pozycja popularnonaukowa, z wąskiej dziedziny, niszowa, historyczna, śląska, dla konkretnego odbiorcy. W tej właśnie grupie odbiorców zamierzam ją rozprowadzić do zera. Ale przez niemal dekadę zajmowania się historią lokalną nauczyłam się, że po całej Polsce i po całych Niemczech są rozsiani pasjonaci i hobbyści, którzy albo szukają takich perełek, albo znajdują je przypadkiem, albo potrzebują ich do pisania własnych książek. Odnajdują mnie więc na fejsie i piszą, że chcieliby przeczytać tę książkę.
Czy mam im odpowiedzieć: „bardzo mi przykro, już jej nie ma”? Nie.
Czy – zadbawszy wcześniej o umieszczenie jej w 15 różnych miejscach w całej Polsce – mogę odpowiedzieć: „nie mam jej na stanie, ale jest dostępna w bibliotece np. w Poznaniu”? Brzmi lepiej? No jasne!
Podsumowanie
Wysyłka egzemplarzy obowiązkowych to tylko jeden z wielu etapów procesu wydawniczego, które spoczywają w całości na barkach self-publisherów. Autorów, z którymi współpracuję, przeprowadzam przez cały proces, bo znam go od podszewki. Oprócz standardowych usług, takich jak redakcja tekstu czy projektowanie layoutu książki, wspieram swoim doświadczeniem, kontaktami i wiedzą, aby zarówno autor, jak i czytelnik, byli zadowoleni.
Źródła:
- Ustawa z dnia 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych – ma tylko 3 strony, warto przeczytać.